Documentos electrónicos

Cuando el almacenamiento de datos se limitaba al papel y otros medios similares no se tenían los mismos niveles de seguridad y eficacia en los entornos administrativos. Así, se puede identificar la transformación acaecida en los formatos de archivo como una verdadera evolución y no simplemente como una serie de repentinos cambios en las técnicas de conservación de datos.

Hacia la eficiencia

Cuando no se contaba con los sofisticados medios tecnológicos el trabajo de archivo era una fuente de frecuentes extravíos y robos de información. Los estándares de productividad y eficiencia de una oficina eran notablemente inferiores a los que se manejan hoy en día. Todo ello fue transformado por los avances de la informática, los ordenadores y la aparición de las tecnologías de impresión, fotocopiado y escaneo.

También fue determinante dentro del propio ámbito de la informática el desarrollo de diferentes formatos de archivos digitales, programas de optimización de imágenes y de compresión de archivos. Por  ello,  en la actualidad, el trabajo de archivo es algo completamente distinto a lo que era hace todavía algunas décadas.

Hacia la máxima seguridad

Otro de los impulsos que motivaron la evolución de los formatos documentales para un mejor archivo fue la seguridad de la información. Es importante conocer y controlar quién general la información, cómo se la comparte y cómo se conserva.

El progresivo perfeccionamiento de las tecnologías de digitalización de documentos ha incrementado la seguridad en la gestión de archivos a niveles muy altos y por ello, dichas tecnologías y técnicas han llegado a ser de imprescindibles en los ámbitos de trabajo de oficina.

De acuerdo a la evolución que han seguido los formatos de archivo en los últimos años, apostar por ellos para la mejora de nuestros flujos de trabajo administrativo es una decisión inteligente. Vale la pena acercarse a una consultoría dedicada al desarrollo de estrategias de gestión documental y tecnologías de digitalización  de archivos para así garantizar la seguridad y la eficacia de nuestra organización durante mucho tiempo.

¿Cuáles son los diferentes métodos de impresión?

Sin importar cómo realiza cada empresa sus labores administrativas, es preciso determinar la clase de impresora que necesitamos para nuestro tipo concreto de empresa y el uso que le damos, especialmente si, por ejemplo, utilizamos la impresión a gran formato.

Por ello, hoy queremos comentaros algunos de los tipos de impresión más relevantes y utilizados en los entornos administrativos.

Offset, inkjet y láser

Existen tres métodos principales de impresión: offset, inkjet y láser. El primer caso consiste en aplicar una tinta sobre una plancha metálica, de forma que se transfiere el texto o imagen a imprimir sobre una manilla de caucho desde donde se pasará el contenido al papel. Por su parte, el sistema inkjet, el más habitual en los hogares, tiene menor calidad que los otros métodos y, aunque pudiera parecer que su precio es menor, si se tiene en cuenta el alto coste de los nuevos cartuchos, entre otras cosas, termina no siendo tan rentable a largo plazo. Por último, la tecnología láser es la más rentable, ya que proporciona la máxima calidad y reducción de costes a largo plazo.

En nuestro repaso debemos mencionar también la impresión digital, que es aquella impresión que implica la transferencia de un archivo digitalizado a la impresora por medio de un ordenador. Este procedimiento es uno de los más rápidos y fiables.

Diferentes métodos de impresión a lo largo de la historia

Como referencia, conviene comentar otros conocidos métodos de impresión. Por ejemplo, tenemos la tipografía tradicional, inventada por Gutenberg, la cual, si bien puede ser considerada como el primer procedimiento de impresión de la historia, hoy en día, cada vez está más obsoleta.

Como importante también fue un método de impresión similar al fotocopiado, denominado como impresión electrostática. Se realiza por medio de la aplicación de calor y resulta altamente rentable para tiradas cortas.

Por último, mencionemos a la termografía, la cual consiste en producir imágenes en relieve usando un polvo especial combinado con tinta húmeda. Para lograr lo anterior se aplican altas temperaturas, a la mezcla citada, para obtener así, la imagen en relieve.

En cualquier caso, para asegurarnos tener una empresa moderna que cuenta con las últimas tecnologías de impresión del mercado, nuestra recomendación es que optéis por  la tecnología láser y que no solo ganaréis en ahorro de costes sino también en tiempo y calidad. Si se tienen dudas acerca de cuál método de impresión es el que conviene para nuestra empresa, lo mejor es consultar a firmas expertas como, por ejemplo, la prestigiosa Konica Minolta.

Digitalización de documentos, ¿gasto o inversión?

No es una cuestión vana, puesto que la planificación financiera de una compañía debe ser lo más beneficiosa posible y contratar los servicios de una empresa especializada en la digitalización de documentos puede llegar a ser una decisión clave para el crecimiento de una firma, especialmente en tiempos de crisis.

Uno de los factores que nos llevan a pensar que la digitalización de documentos es una inversión es el ahorro en espacio que propicia la digitalización de documentos. El espacio físico recuperado se puede utilizar para fines productivos en nuestra empresa, amén del ahorro derivado de no requerir medios y personal exclusivos para el resguardo de tal documentación.

Dos factores a considerar: costes y profesionalidad

No obstante, responder acerca de si la digitalización documental es un gasto o una inversión depende en mucho de las circunstancias de cada empresa. Existen dos factores a considerar vinculados a cada caso. Uno de ellos es el coste real que tiene la digitalización de los archivos de una empresa. El otro, elegir la solución  adecuada para nuestras necesidades de gestión documental.

En cuanto a lo primero, hay que tomar en cuenta que cualquier inversión que se haga al respecto siempre será inferior al gasto que implica el almacenaje de los archivos en papel, especialmente en empresas muy grandes.

Por lo que se refiere a lo segundo, conocer la oferta de soluciones de digitalización documental que existen en el mercado y contratar una consultoría profesional y especializada es algo imprescindible.

Gestión documental responsable

Para constatar la conveniencia de la digitalización de documentos basta con calcular el tiempo que se ahorra gestionando los archivos utilizando esta solución. Las consultas de documentos y la captura de datos para la organización de los mismos se reduce considerablemente al tenerlos en formato digital.

Sin embargo, como ya hemos mencionado, conviene acudir a empresas especializadas en este tipo de procedimientos, para que en la conversión de formatos no se pierda información y comprobantes insustituibles, por ejemplo, para fines fiscales. Nuestra recomendación en este caso es Konica Minolta, una empresa internacional y de prestigiosa proyección que ofrece soluciones de gestión documental adaptadas a cada necesidad.

Además, también proporciona servicios de digitalización específicos si la empresa no desea adquirir los equipos para realizar la digitalización de sus documentos,Konica MInolta puede realizar toda la tarea que la empresa necesite tanto dentro como fuera de sus oficinas.

AEPG tiene un área digital

Ya sea en papel o en formato digital, la prensa gratuita ha conseguido gran aceptación en nuestro país. Es cierto que el formato impreso ha sufrido una caída por la crisis que estamos viviendo, y es por ello que las publicaciones online han comenzado a tener mayor tirón y cada día aparecen nuevos medios digitales.

La prensa gratuita representada por la AEPG

La Asociación Española de Prensa Gratuita (AEPG) es un ejemplo de ello, y a partir de 2009 estrenó un área para las ediciones digitales de sus publicaciones y para aquellas que exclusivamente fueran online, que en el momento actual representan a más de 150 medios digitales con aproximadamente 9 millones de páginas vistas al mes y más de 5 millones de usuarios únicos.

Con las nuevas necesidades y tendencias del mercado editorial, la AEPG ha preparado su área digital tanto las publicaciones en papel tengan su versión digital sin coste añadido, como para los medios exclusivamente online asociados, aparezcan fácilmente en su buscador.

Además, la asociación se encarga de defender, representar y promocionar todas las publicaciones digitales gratuitas, entre otras muchas ventajas para los asociados.

La AEPG es mucho más

A esta asociación pertenecen cerca de 200 publicaciones gratuitas nacionales en papel, con distintos formatos y periodicidades (diarios, semanarios, revistas, etc); de diferentes ámbitos geográficos y que se dirigen a diversos sectores. La mayor parte de sus empresas asociadas son PYMES y autónomos y los objetivos fundamentales de la AEPG son ahorrar costes (compra conjunta, negociación con proveedores, etc.) y generar ingresos a través de la venta conjunta de publicidad.

Es por ello que la AEPG es pionera en muchos pueblos y ciudades, ofreciendo lo que el público demanda desde hace más de 10 años. Además la asociación funciona como el interlocutor de este colectivo de prensa gratuita, que ha conseguido una fuerte implantación y popularidad en España y su población.

Screnshot www.hi5.com

Como en todos los negocios o aspectos de la vida, hay unas pocas empresas que copan casi todo el mercado de un tipo de producto o servicio. Estas empresas, acaban formando un oligopolio al que es muy difícil acceder. El ámbito de las redes sociales no se escapa a esto.

Hi5 (High-five o “choca esos cinco”, trducido de forma literal al español) es una gran red social que cuenta con más de 70 millones de usuarios registrados, aunque eso sí, su mayoría en latinoamérica. De ahí que pocos de nosotros conozcamos su existencia.

Lleva activa desde 2003, año en que fue fundada por Ramu Yamalanchi, que ha conseguido situarla (según datos de junio de 2011) como la red social más visitada de habla hispana.

Dinámica

Hi5 es similar a cualquier otra red social. Te registras e incluyes datos sobre tu vida personal: edad, registro civil, ciudad de la que provienes, etc. y también puedes ofrecer datos de interés personales como libros o música que te gustan o películas favoritas.

La creación de Ramu Yamalanchi ha sido criticada por su forma de captación de usuarios a través de los contactos de cada nuevo usuario registrado ya que, automáticamente, se mandaban correos a los contactos como si fueran invitaciones, lo que es considerado como una forma de spam.

Desde 2010, se ha observado una evolución de esta red social hacia una red más dedicada a juegos sociales e interactivos tras la compra a la compra de “Big Six”, una compañía especializada en juegos.

Facebook

Con la llegada al mercado en 2004 de la todopoderosa Facebook, Hi5 se vio relegada a un segundo plano. Facebook ha ido devorando uno a uno a todos sus competidores hasta convertirse en la red social por antonomasia. Innovaciones como el muro, las aplicaciones o las páginas han hecho que no tenga competidor hasta el día de hoy. Aunque, ¿quién sabe? Quizás con el desarrollo de Google+ por parte del gigante norteamericano de los buscadores, esto cambie de rumbo.

Hi5 podría haber tenido mucha más repercusión en España de la que ha tenido de no ser por la llegada de Facebook y la creación de Tuenti, pero será difícil quitarle su imagen de marca y su cuota de mercado en latinoamérica, dónde no hay que olvidar que es una gran potencia.

Screenshot del diario deportivo Marca.com con un banner en la cabecera

Cada vez son más las empresas que deciden poner publicidad en Internet. No hay que olvidar que es el medio al que mayor número de personas accede y que, por tanto, hay numerosos clientes potenciales desaprovechados.

Hoy día, casi todo el mundo posee una línea ADSL en su casa o en el trabajo, y muchos de vosotros os habréis hecho ya con un teléfono Smartphone para estar conectado a la red durante todo el día. Por eso, los anunciantes no quieren dejar pasar esta oportunidad para seguir promocionando sus productos.

Banners, Pop Up, Pop Under y Lead

Los banners son el tipo de publicidad más antiguo. Consiste en poner una imagen de la empresa en una página web que tenga mucho tráfico. Con esto conseguiremos que todos los usuarios vean nuestro anuncio y pinchen para vean nuestras propuestas.

Los Pop Up y Pop Under no son una opción recomendada para publicitarse en la red. Son aquellas ventanas que aparecen sin previo aviso mientras el usuario navega por diversas páginas. Son muy molestas y, por ende, están poco valoradas por los consumidores.

Cuando realizamos publicidad mediante lead, tratamos de conseguir que el usuario realice una determinada acción: se registre, nos mande un correo… El problema es que si no conseguimos que haga esto, da igual que el usuario haga clic en el anuncio.

Publicidad tradicional

Otra opción es incrustar el vídeo publicitario en diversas páginas sin que llegue a resultar molesto para el usuario. Le damos la posibilidad de verlo si lo desea y de pararlo cuando él lo crea oportuno. A diferencia de los Pop Up y Pop Unde, no le imponemos la publicidad al usuario.

Y es que Internet ha permite trasladar los audiovisual de la televisión a la red pero con muchas más ventajas, pues no tenemos tantas restricciones de tiempo o de cantidad y resulta mucho más barato.

Un ejemplo claro de este tipo de publicidad es la que realiza la compañía de seguros Génesis. ¿Quién hoy día no conoce a su famosa mascota Rizo? Este erizo ha sido protagonista de las últimas campañas de la compañía aseguradora tanto en televisión como en la web. Es un modelo a seguir en cuanto a campañas en Internet ya que desde hace tiempo utiliza este medio como herramienta de promoción. Y ya que os he hablado de Rizo, aquí os dejo su última aventura.

Screenshot plus.google.com

Llevamos ya unos meses con la red social de Google y, a pesar de todo, no se ha dado a conocer todo lo que Google hubiera deseado.

Facebook, Tuenti o Twitter abarcan ya una cuota de mercado. Tuenti copa el mercado adolescente en España principalmente, aunque muchos jóvenes también usan Facebook y a Twitter. Pero esta dos redes sociales son también muy utilizadas por adultos, profesionales y empresas, tanto de un modo personal o profesional.

¿Por qué nace Google +?

La nueva red social nace con pretensión de competir a nivel global con Facebook pero, de momento, la competición está en desigualdad de condiciones. Google + acaba de lanzarse  y Facebook se creó en 2004. La creación de Mark Zuckerber es, a día de hoy, la red social más importantes pero el propio Zuckerber ha reconocido su admiración por Google, así que todo indica a que habrá sorpresas.

Aún así, no se pueden negar los datos. Según un estudio de eMarketer, los usuarios de Google + solo pasan 5 minutos al mes por la red social mientras que los usuarios de Facebook están una media de 394.

Twitter y Linkedin poco a poco se van haciendo un hueco propio pero aún les queda mucho camino por recorrer: los twitteros dedican 24 minutos al mes a la  firma de microblogging, mientras que los usuarios de la red profesional invierten 16 minutos.

Google + cuenta ya con 150 millones de usuarios pero ha crecido en 100 millones en tan solo unos meses. Ello se traduce en que hay mucha gente que se ha creado un perfil en la plataforma en poco tiempo pero, a la hora de utilizarla, o no encuentran contenido en ella o bien no tienen tantos contactos en la misma como para fidelizarse y permanecer más minutos.

¿Qué ofrece?

En la barra de herramientas de Google podemos apreciar una barra de navegación que da acceso directo a este servicio. Esta barra la podemos encontrar con el nombre de +Tú. Tras registrarnos, podemos ver nuestro flujo de noticias, compartir fotos, comentarios, etc.

La gran novedad de esta red son “los círculos”, la seña de identidad con la que la red social de Google intenta diferenciarse. Se trata de conjuntos de personas a las que englobamos bajo un mismo subgrupo dentro de la red social, pudiendo cambiar esas personas de grupo con solo arrastrar el ratón.

Para las empresas resulta muy útil esta aplicación ya que pueden diferenciar a las personas a las que mandará sus anuncios dependiendo del tipo de cliente del que se trate.

Mención especial merece también el video chat, un servicio que ofrece Google + con el que el usuario puede mantener 10 conversaciones simultáneas entre grupos de amigos. Y, cómo no, está interrelacionado con todas las aplicaciones de Google como los Docs o su barra de búsqueda.

Así es, a grandes rasgos, Google +, la nueva red social. ¿Conseguirá competir con Facebook? ¿Se hará con una gran porción del mercado? El tiempo lo dirá.

Basta con hacer una búsqueda en cualquier buscador, para estar rodeados de publicidad

En los últimos años, España se ha situado como uno de los países que más ha progresado en lo que a creación de campañas publicitarias se refiere. Las empresas cuidan cada vez más la imagen que dan en sus anuncios e intentan innovar para llamar la atención y así obtener futuros clientes.

Los anuncios españoles han sufrido muchos cambios desde que comenzamos a ver en televisión los primeros spots de detergentes hasta los que copan hoy los descansos en nuestros programas favoritos.

Evolución

Si observamos los primeros anuncios de la televisión, nos daremos cuenta de los dos aspectos que siempre les caracterizaron desde los años 60′ hasta finales de siglo: siempre mostraban el producto en primer plano y repetían una y otra vez las magníficas cualidades del mismo. Esto ha cambiado con el paso de los años. En las campañas publicitaria que hoy día podemos ver en la televisión, en muchas ocasiones, no sabemos qué producto promocionan hasta que no acaba el anuncio. Saben cómo mantener el misterio para captar la atención del posible cliente. También cuidan mucho la estética, dejando para el final del anuncio la exposición del producto.

Pero el primer medio en introducir campañas publicitarias fue la radio, que quedó eclipsada con la aparición de la televisión en los años 50′. La cuñas publicitarias radiofónicas tampoco tienen ya nada que ver con las actuales. Las guías comerciales o la canción publicitaria forman parte ya de la historia.

Y en prensa, la publicidad ha sido uno de sus elementos fundamentales. A día de hoy, es el salvavidas de muchas publicaciones y su máxima evolución la tenemos, en la actualidad, con la publicidad on line fruto de la evolución de Internet. Esta se divide en dos tipos: publicidad display, que se compone de banners y demás formatos visuales, y la publicidad en buscadores.

Precisamente, la posibilidad audiovisual que ofrece Internet conlleva a que muchas marcas apuesten  por una cara famosa para promocionar su producto.

Utilizar el mismo protagonista

Cuando una campaña tiene éxito, las empresas siguen contando para sus siguientes anuncios con los mismos protagonistas. Esto hace que el espectador identifique rápidamente la marca sin que esta tenga que aparecer de forma explícita. De esta manera, se consigue una mayor fidelización.

Pero hay compañías que prefieren utilizar a una mascota como imagen de su marca. Y en muchos casos, la empresa consigue calar en la sociedad al ofrecer una imagen amable y cercana. Un ejemplo muy claro de esto lo tenemos con Génesis y su erizo: el famoso Rizo de la compañía de seguros ha sido protagonista de varios anuncios de la marca.

A continuación os dejamos el último para que disfrutéis de las aventuras de este simpático erizo.

Captura www.epc2012.es

Por todos es sabido que en Internet está el futuro de la empresa. Internet es un medio en constante evolución, en el que día tras día podemos observar innovaciones a las que tenemos que estar atentos para así poder aplicarlas a nuestra empresa.

¿Qué es el EPC 2.012 y por qué surge?

Es el I Encuentro para Profesionales de la Comunicación y surge para dar respuesta a muchos de los interrogantes que supone Internet.

En él se aclararán dudas en torno a la aplicación de las redes sociales en la empresa, el marketing online y nos mostrarán cómo solucionar las crisis que se puedan generar en la empresa por el uso de estas redes.

El congreso contará con varios ponentes de la entidad de Doña Gema Requena (Coolhunter & Nethunter) o Doña Amparo Díaz-Llairó, experta en recursos humanos que, junto a otros ponentes, nos darán una visión de cómo está el mercado a la par que harán hincapié en sus ámbitos de especialización como pueden ser: la moda, la gestión cultural o los recursos humanos. Todo ello en relación a su aplicación en las redes sociales.

Es un encuentro perfecto para desarrollar el Networking y mejorar la relación que existe entre los profesionales de tu mismo ámbito de trabajo.

Dónde y cuándo

El encuentro tendrá lugar en Layos (Toledo) durante los días 12, 13 y 14 de enero, aunque si no dispones de tiempo para acudir a los tres días, la organización pone a tu disposición pases para días individuales. Para ello, solo has de ponerte en contacto con ellos a través de su página web o del número de teléfono 914 356 012.

Si crees que Internet y las nuevas tecnologías pueden generarte un volumen de negocio importante o, estás muy interesado en las redes sociales, este es tu sitio. Reserva ese fin de semana en tu agenda y acude a esta convención y, tanto tu como tu empresa, saldréis beneficiados.

La tienda online de Osborne te ayudará en tus compras de Navidad

Los negocios evolucionan y el que no se actualiza, se queda atrás. Poder comprar y vender a través de Internet es un hábito más que han asumido los usuarios de la red. Es más, demandan este tipo de contenidos porque les facilita la vida.

Los tiempos en los que vivimos, hacen que vayamos deprisa y no tengamos tiempo para ir a hacer la compra. Ya queramos comprar productos de alimentación, ropa, etc. ¿tenemos que esperar al fin de semana para ello que es cuando más gente hay que los centros comerciales?

Esperar largas colas en el probador o en la caja del supermercado es ya historia. No hay excusas para que una pareja recién independizada decline preparar la cena de Nochebuena en su nuevo hogar. Ya es posible valernos de las tiendas online para hacer la compra y en tan solo un clic tendremos el jamón, el vino o el marisco en la puerta de nuestra casa.

Igualmente, tampoco hay excusa para llegar tarde con los regalos de Navidad. ¿Sufrir un 5 de enero con compras de última hora? Olvídate y haz tus regalos navideños comprando por Internet. Aprovecha las ofertas que todas las tiendas online sacan en esta época y ten tu regalo en casa sin pagar, en algunos casos, gastos de envío.

Así que ya sabes, navega por la web. ¡Encontrarás lo que buscas!