Digitalización de documentos, ¿gasto o inversión?

Digitalización de documentos, ¿gasto o inversión?

Digitalización de documentos, ¿gasto o inversión?

No es una cuestión vana, puesto que la planificación financiera de una compañía debe ser lo más beneficiosa posible y contratar los servicios de una empresa especializada en la digitalización de documentos puede llegar a ser una decisión clave para el crecimiento de una firma, especialmente en tiempos de crisis.

Uno de los factores que nos llevan a pensar que la digitalización de documentos es una inversión es el ahorro en espacio que propicia la digitalización de documentos. El espacio físico recuperado se puede utilizar para fines productivos en nuestra empresa, amén del ahorro derivado de no requerir medios y personal exclusivos para el resguardo de tal documentación.

Dos factores a considerar: costes y profesionalidad

No obstante, responder acerca de si la digitalización documental es un gasto o una inversión depende en mucho de las circunstancias de cada empresa. Existen dos factores a considerar vinculados a cada caso. Uno de ellos es el coste real que tiene la digitalización de los archivos de una empresa. El otro, elegir la solución  adecuada para nuestras necesidades de gestión documental.

En cuanto a lo primero, hay que tomar en cuenta que cualquier inversión que se haga al respecto siempre será inferior al gasto que implica el almacenaje de los archivos en papel, especialmente en empresas muy grandes.

Por lo que se refiere a lo segundo, conocer la oferta de soluciones de digitalización documental que existen en el mercado y contratar una consultoría profesional y especializada es algo imprescindible.

Gestión documental responsable

Para constatar la conveniencia de la digitalización de documentos basta con calcular el tiempo que se ahorra gestionando los archivos utilizando esta solución. Las consultas de documentos y la captura de datos para la organización de los mismos se reduce considerablemente al tenerlos en formato digital.

Sin embargo, como ya hemos mencionado, conviene acudir a empresas especializadas en este tipo de procedimientos, para que en la conversión de formatos no se pierda información y comprobantes insustituibles, por ejemplo, para fines fiscales. Nuestra recomendación en este caso es Konica Minolta, una empresa internacional y de prestigiosa proyección que ofrece soluciones de gestión documental adaptadas a cada necesidad.

Además, también proporciona servicios de digitalización específicos si la empresa no desea adquirir los equipos para realizar la digitalización de sus documentos,Konica MInolta puede realizar toda la tarea que la empresa necesite tanto dentro como fuera de sus oficinas.

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