Documentos electrónicos: la evolución de los formatos de archivo

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Cuando el almacenamiento de datos se limitaba al papel y otros medios similares no se tenían los mismos niveles de seguridad y eficacia en los entornos administrativos. Así, se puede identificar la transformación acaecida en los formatos de archivo como una verdadera evolución y no simplemente como una serie de repentinos cambios en las técnicas de conservación de datos.

Hacia la eficiencia

Cuando no se contaba con los sofisticados medios tecnológicos el trabajo de archivo era una fuente de frecuentes extravíos y robos de información. Los estándares de productividad y eficiencia de una oficina eran notablemente inferiores a los que se manejan hoy en día. Todo ello fue transformado por los avances de la informática, los ordenadores y la aparición de las tecnologías de impresión, fotocopiado y escaneo.

También fue determinante dentro del propio ámbito de la informática el desarrollo de diferentes formatos de archivos digitales, programas de optimización de imágenes y de compresión de archivos. Por  ello,  en la actualidad, el trabajo de archivo es algo completamente distinto a lo que era hace todavía algunas décadas.

Hacia la máxima seguridad

Otro de los impulsos que motivaron la evolución de los formatos documentales para un mejor archivo fue la seguridad de la información. Es importante conocer y controlar quién general la información, cómo se la comparte y cómo se conserva.

El progresivo perfeccionamiento de las tecnologías de digitalización de documentos ha incrementado la seguridad en la gestión de archivos a niveles muy altos y por ello, dichas tecnologías y técnicas han llegado a ser de imprescindibles en los ámbitos de trabajo de oficina.

De acuerdo a la evolución que han seguido los formatos de archivo en los últimos años, apostar por ellos para la mejora de nuestros flujos de trabajo administrativo es una decisión inteligente. Vale la pena acercarse a una consultoría dedicada al desarrollo de estrategias de gestión documental y tecnologías de digitalización  de archivos para así garantizar la seguridad y la eficacia de nuestra organización durante mucho tiempo.

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